Подобные обращения, судя с нинишними организаторами, равносильно разговору с деревом в лесу! Вообще по уму делается календарь (пусть даже даты приблизительные) который дает участнику возможность спланировать посищение мероприятий (в плане доводки системи к етапу, возможно совмещение с отдыхом).